Türkiye’den alınan resmî belgelerin Vietnam’da geçerli olabilmesi için belirli bir tasdik (onay) sürecinden geçmesi gerekir. Vietnam, 1961 tarihli Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olmadığı için, Türk belgelerinin apostil ile onaylanması tek başına yeterli değildir; bunun yerine konsolosluk (diplomatik) onayı gerekmektedir​. Aşağıda, hangi belgelerin onaya tabi olduğu ve onay sürecinin adımları ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.

Vietnam’da kullanılacak hemen hemen her türlü resmî belge onaylatılmalıdır. Özellikle şunlar onaya tabidir:

• Kişisel belgeler: Nüfus kayıt örnekleri, doğum, evlilik ve ölüm belgeleri, bekârlık belgesi, sabıka kaydı, evlat edinme belgeleri, boşanma ilamları gibi mahkeme kararları, vekâletnameler, vasiyet veya miras belgeleri ve noter tarafından düzenlenen/tasdik edilen tüm diğer belgeler​.
• Eğitim belgeleri: Diploma (lise veya üniversite), mezuniyet belgeleri, transkriptler ve okullardan/üniversitelerden alınmış sertifikalar​.
• Ticarî/şirket evrakları: Ticaret Sicil Gazetesi kayıtları veya ticaret sicilinden alınan belgeler, faaliyet belgeleri, şirket kuruluş belgeleri, fatura, banka yazıları, araç tescil evrakları gibi iş ve şirket belgeleri.

Yukarıdaki örnekler dışında da, resmî kurumlarca verilmiş veya noter onaylı her türlü belge Vietnam’da resmî işleme girecekse onaylatılması gerekebilir.

Belgeler öncelikle noter onayına ihtiyaç duyabilir. Özellikle belge Türkçe ise ve Vietnam’da kullanılacaksa genellikle Vietnam makamlarınca anlaşılabilir bir dile (İngilizce veya Vietnam diline) yeminli tercüme edilip noterden tasdik ettirilmesi gerekir. Örneğin, bir diplomayı veya nüfus belgesini önce yeminli tercümana çevirterek notere onaylatmalısınız. T.C. Dışişleri Bakanlığı konsolosluk işlemleri rehberine göre de, yurt dışında kullanılacak belgeler öncelikle noterde tasdik ettirilmelidir​. Noter onayı, belgenin aslının veya çevirisinin “aslının aynıdır” şeklinde onaylanması ve tercüme ise yeminli tercümanın imzasının tasdiki şeklinde yapılır.

Apostil, bir belgenin gerçekliğini tasdik eden ve Lahey Konvansiyonu’na taraf ülkeler arasında geçerli olan onay şerhidir. Türkiye, Apostil Sözleşmesi’ne taraftır ve eğer belgeyi kullanacağınız ülke de taraf ise, ilgili İl Valiliği veya Kaymakamlık’tan apostil şerhi almak yeterli olabilir​. Apostil onayı, valilik/kaymakamlık tarafından belgenin arkasına veya ekine mühürlü bir sertifika eklenmesiyle yapılır. Her türlü resmî belge (diplomalar, mahkeme kararları, nüfus kayıtları, noter evrakları vb.) apostil alabilir, ancak yalnızca Apostil Konvansiyonu’na dahil ülkelerde geçerlidir​. Vietnam bu sözleşmeye taraf olmadığı için apostil, Vietnam’da tek başına geçerli değildir. Bu nedenle, Türkiye’de apostil alsanız bile, ek olarak diplomatik/konsolosluk onayı yaptırmalısınız. (Vietnam ile Türkiye arasında, belge onayını karşılıklı kaldıran özel bir anlaşma da bulunmamaktadır; dolayısıyla istisnasız resmî onay gereklidir.)

Apostil işlemine taraf olmayan ülkeler için, Türk makamları tarafından yapılan ek bir onay adımı T.C. Dışişleri Bakanlığı onayıdır. Nitekim resmi kaynaklar, belge noter ve valilik onayından (apostil olsun ya da olmasın) sonra Dışişleri Bakanlığı’nın tasdikinin alınmasını şart koşmaktadır​. Bu işlem, Ankara’da Dışişleri Bakanlığı Konsolosluk Genel Müdürlüğü Tasdik Şubesi tarafından veya bazı büyükşehirlerde Dışişleri’nin temsilcilik ofislerinde yapılır. Dışişleri onayında, belgedeki imza ve mühürlerin gerçek olduğu, ilgili valilik veya kurum tarafından doğrulandığı tasdik edilir. 2025 yılı itibarıyla Dışişleri tasdik birimi belge başına harç almaktadır (örneğin 2025 için 753,10 TL)​ ve işlem için önceden randevu almak gerekebilir.
Özetle: Vietnam Apostil Anlaşması’na katılmadığından, noter onayını takiben valilikten apostil şerhi alınsa bile Dışişleri Bakanlığı onayı da yaptırılmalıdır. Bu onay, Vietnam Büyükelçiliği’nin belgeyi tanıyabilmesi için zorunlu bir adımdır​.

Son aşamada belge, Vietnam’ın Türkiye’deki temsilciliği (Ankara’daki Vietnam Büyükelçiliği veya varsa konsolosluk) tarafından onaylanmalıdır. Bu aşamaya konsolosluk tasdiki denir. Vietnam makamlarınca, belgenin kendi ülkelerinde geçerli olabilmesi için Türkiye’deki yetkili Vietnam temsilcisi tarafından imza-mühür tasdiki yapılması şarttır​. Vietnam Büyükelçiliği, belgeyi onaylayabilmek için öncelikle Türk makamlarının doğrulamasını arar. Yani belgenin, Türkiye’de ilgili mercilerce (noter ve T.C. Dışişleri) tasdik edilmiş olması gerekir​. Bu nedenle Dışişleri onayı almadan, Vietnam konsolosluğu belgeyi kabul etmez.
Konsolosluk onayı işlemleri: Vietnam Büyükelçiliği’ne başvurarak aşağıdaki belgeleri sunmanız gerekir:

• Başvuru formu: Vietnam konsolosluk işlemleri için hazırlanmış belge tasdik başvuru formu (temsili olarak LS/HPH-2012/TK formu olarak anılır) doldurulur​. Bu formda hangi belgenin onayının istendiği belirtilir.

• Kimlik/pasaport: Başvuru sahibinin kimliği veya pasaportunun aslı ve fotokopisi​. Eğer posta ile başvurulacaksa, kimlik fotokopisi yeterli görülür.

• Onaylanacak belge: Türkiye’den alınmış ve önceden Dışişleri Bakanlığı tarafından tasdik edilmiş belgenin aslı ve bir fotokopisi. Belgedeki Dışişleri onay mührü, büyükelçilikçe kontrol edilir.

• Tercüme: Belgenin Vietnamca veya İngilizce tercümesi ve tercümenin onaylı bir nüshası. Vietnam makamları, Türkçe belgelerin tercümesini talep etmektedir. Tercüme dili tercihen Vietnamca veya İngilizcedir (belge zaten İngilizce ya da Vietnamca ise ayrıca tercüme gerekmez)​. Türkiye’de yapılmış yeminli tercüme ve noter tasdiki genellikle kabul görür. Büyükelçilik, gerektiğinde çeviriyi de gözden geçirmek isteyebilir.

• Ücret: Konsolosluk harcı (belge başına onay ücreti) ödenmelidir. Vietnam Büyükelçiliği’nin belirlediği ücreti TL veya dolar üzerinden tahsil ettiği durumlar olabilir (güncel tutarlar için büyükelçilik “Consular Fees and Charges” bilgilerine bakılmalıdır).

Başvurular mesai gün ve saatlerinde, büyükelçiliğin konsolosluk bölümüne şahsen veya vekâlet verilmiş biri aracılığıyla yapılabilir. Evraklar eksiksiz teslim edildiğinde, büyükelçilik belgedeki imza ve mühürlerin doğruluğunu kontrol ederek kendi tasdik mühürünü basar. Bu işlem genellikle birkaç iş günü sürebilir; yoğunluğa göre başvuru esnasında tahmini süre verilir. İşlem tamamlandığında onaylanmış belgeyi şahsen teslim alabilir veya posta ile geri gönderilmesini talep edebilirsiniz​.

Vietnam’da geçerli olacak bir belgenin Türkiye’de onaylatılması için izlenmesi gereken adımlar şöyle özetlenebilir:

1. Belgenin Hazırlanması ve Noter Tasdiki: Önce belgenizin aslı temin edilir. Belgede Türkçe dışındaki bir dile ihtiyaç varsa (Vietnamca veya İngilizce), yeminli tercüman tarafından tercüme ettirilir. Ardından, belgenin aslını ve tercümesini notere onaylatın (noter, aslı gibidir onayı ve tercüman imza tasdiki yapacaktır)​.

2. Apostil (Valilik/Kaymakamlık) Onayı: Noterden çıkan belge, il valiliği veya kaymakamlığa götürülerek apostil şerhi alınır. Apostil, belgenin üzerindeki imza ve mührün resmi makamca doğrulandığını gösteren bir sertifikadır. (Not: Vietnam Apostil Anlaşması’na taraf olmadığı için bu adım zorunlu olsa da yeterli değildir; ancak yine de Türk makamları belgenin üst makamca onaylanması amacıyla apostil vermektedir.)​

3. Dışişleri Bakanlığı Tasdiki: Apostilli (veya valilikçe onaylanmış) belgeyi, T.C. Dışişleri Bakanlığı’nın tasdik birimine onaylatın. Dışişleri, valilik veya ilgili Türk makamının imzasını doğrulayarak belgenin uluslararası kullanıma hazır olduğunu tasdik edecektir​. Bu aşamada harç ödenir ve belgeye Dışişleri’nin mühür ve imzası eklenir.

4. Vietnam Temsilciliği Konsolosluk Onayı: Son olarak belgeyi Vietnam Büyükelçiliği’ne sunun. Başvuru formunu doldurup kimlik ve Dışişleri onaylı belgeyi (aslı + fotokopi) ibraz edin. Belge Türkçe ise tercümesini de ekleyin​. Ücreti ödedikten sonra büyükelçilik belgenizi inceler ve uygun bulursa kendi onay mühürünü basar​. Onaylı belgeyi teslim alın.

5. Belgenin Vietnam’da Kullanılması: Vietnam Büyükelçiliği tarafından tasdik edilmiş bu belge artık Vietnam’da resmî olarak geçerlidir. Genellikle Vietnam’a vardığınızda ek bir onay süreci gerekmez; belge, doğrudan ilgili makama verilebilir. Gerekirse belgeyi Vietnam’da ilgili dile tekrar tercüme ettirmenize gerek kalmaz, zira Türkiye’de zaten tercümesi yapılmış ve onaylanmıştır. Ancak belgeyi kullanacağınız Vietnam kurumunun talebine göre, onaylı tercümenin Vietnam’da yeminli bir tercüman tarafından yeniden düzenlenmesi istenebilir (bu işlem onay süreci değil, ihtiyari bir tercüme işlemidir).

Vietnam’da genellikle ek bir onay süreci bulunmamaktadır. Türkiye’de Vietnam Büyükelçiliği’nce onaylanmış (konsolosluk tasdikli) belgeler, Vietnam’da resmî makamlara sunulmaya hazır demektir​. Apostil yerine konsolosluk onayı yapıldığı için, Vietnam’daki makamlar belgeyi geçerli sayar. Sadece, belgenin içeriğini anlayabilmeleri için tercümesinin Vietnamca olması gerekebilir. Eğer belgeyi Türkiye’de İngilizce olarak tercüme ettirip onaylattıysanız, Vietnam’daki kurumlar bazen yerel dilde çeviri talep edebilir. Bu durumda, Vietnam’da yeminli bir tercüman aracılığıyla belgenin onaylı çevirisini yaptırabilirsiniz; fakat bu işlem, belgenin doğruluğunu onaylatmak için değil, içeriğini anlamaya yöneliktir ve genellikle yeniden resmi tasdik gerektirmez. Sonuç olarak, doğru şekilde tercüme, noter, apostil, Dışişleri ve Vietnam konsolosluk onaylarından geçmiş bir belge, Vietnam’da resmen tanınır ve kullanılabilir.